گروه های هدف : مسئولین دبیرخانه ، امور عمومی و کارپرداز و کلیه همکارانی که به دلایلی نیاز به مکاتبه با بیرون از سازمان را دارند.

رسمی ترین روش ارسال یک سند در فضای مجازی ارسال بوسیله ایمیل می باشد. اگرچه این کار را می توان با سایر روش ها مانند پیام رسان ها نیز انجام داد ولی ایمیل روش مطمئن تری است. ایمیل یکی از راه های ارتباطی با شما در فضای مجازی تلقی می گردد و تقریبا بطور رسمی قابل پذیرش و استناد است لذا باید توجه داشت از اقداماتی که استفاده از آن را به چالش می کشاند جلوگیری کرد. بعنوان مثال این شناسه همانند شماره تلفن همراه شماست، چنانچه کسی از طریق شماره همراه شما تماس هایی را برقرار کند و یا پیامک هایی را ارسال کند چه تبعاتی وجود خواهد داشت؟